Une lettre de réfutation peut être une excellente occasion de convaincre les examinateurs et les éditeurs que votre article mérite d’être publié dans une revue donnée, ainsi que de démontrer votre professionnalisme et votre ouverture à la collaboration. Dans le processus d’évaluation par les pairs, il s’agit souvent de la dernière occasion de souligner la qualité de votre travail. Par conséquent, avant de rédiger une lettre de réfutation, il est important d’examiner attentivement les commentaires des évaluateurs et de déterminer la nature des changements proposés et la manière d’y répondre. Essayez également d’être réaliste : pouvez-vous répondre à toutes les questions soulevées par les évaluateurs ? Pouvez-vous apporter les améliorations nécessaires à votre document dans un délai raisonnable ? Souvent, sur la base des commentaires des évaluateurs, vous devrez peut-être mener des expériences supplémentaires ou réévaluer les données fournies.
Les cinq conseils suivants vous aideront à rédiger une lettre de réfutation compétente et efficace :
Conseil n° 1 : soyez poli et respectueux
Le style de votre lettre de réfutation peut avoir un impact significatif sur la manière dont les éditeurs et les examinateurs évalueront la révision de votre article. Il est probable que ces derniers liront d’abord la lettre de réfutation avant d’examiner l’article révisé. Par conséquent, si vous voulez qu’ils soient de votre côté, vous ne devez pas être trop bref dans vos commentaires, car cela pourrait ressembler à un manque de respect. N’oubliez jamais que tous les examinateurs qui ont étudié votre article liront également la lettre de réfutation ; soyez donc également poli avec chacun d’entre eux et ne prenez pas leurs commentaires personnellement. Chaque commentaire critique est fait pour améliorer la qualité de l’article et n’est pas dirigé contre vous personnellement. Commencez toujours par remercier les évaluateurs et les rédacteurs en chef pour le temps qu’ils ont consacré à l’évaluation de votre article et pour les précieux commentaires qu’ils ont formulés. Si les évaluateurs ont mal compris quelque chose, il se peut que cela n’ait pas été suffisamment clair dans la version originale de l’article. Communiquez le malentendu avec respect et clarifiez les doutes éventuels. Un exemple de réponse pourrait être le suivant :
« Malheureusement, ce point n’était pas clair dans notre manuscrit original. Nous nous excusons pour ce malentendu et avons révisé l’article pour expliquer ce point plus clairement. »
Conseil n° 2 : répondre point par point à tous les commentaires des évaluateurs
Veillez toujours à inclure chaque commentaire des évaluateurs dans votre lettre de réfutation et à y répondre clairement immédiatement après chaque paragraphe. Cela permet aux évaluateurs de comprendre plus rapidement quelles modifications ont été apportées, ce qui accélère le processus d’évaluation. Si les commentaires contiennent de longs paragraphes, séparez-les en paragraphes distincts afin de pouvoir y répondre de manière cohérente. Pour aider les examinateurs et les rédacteurs à suivre les modifications que vous avez apportées, il est recommandé d’utiliser des polices ou des couleurs différentes dans votre lettre pour les commentaires et les réponses. Par exemple :
Réviseur 1 : Pourquoi avez-vous utilisé A au lieu de B ?
Réponse : Nous avons utilisé le composé A parce que ….
N’ignorez aucun des commentaires des évaluateurs. Si vous n’êtes pas en mesure d’apporter une modification spécifique, remerciez l’évaluateur pour sa suggestion et expliquez clairement pourquoi vous n’avez pas pu le faire ou pourquoi la modification dépasse le cadre de l’article (les raisons monétaires ou personnelles ne sont pas acceptées comme excuse). Par exemple : « Nous remercions l’évaluateur pour cette suggestion :
« Nous remercions l’évaluateur pour sa précieuse suggestion et convenons qu’il serait intéressant de réaliser cette étude. Cependant, dans ce cas, elle dépasse le cadre de l’article parce que… »
N’oubliez pas que les rédacteurs et les évaluateurs sont très occupés et que vos réponses doivent donc être claires et concises. Essayez de lever les doutes des évaluateurs du mieux que vous pouvez, mais faites-le sans explications inutiles ni longs arguments.
Conseil n° 3 : mettre en évidence les modifications apportées à votre manuscrit
Toutes les corrections apportées doivent également être mises en évidence dans la version révisée de votre article, à l’aide de la fonction « Suivi des modifications » ou d’un code couleur pour plus de clarté. Si vous avez réalisé des expériences supplémentaires, inclus de nouvelles données ou ajouté des figures, des tableaux ou des annexes à l’article révisé, indiquez clairement où ces informations ont été ajoutées. Veillez à indiquer les numéros exacts de page, de tableau et de figure afin que les éditeurs et les relecteurs sachent où chercher les changements. Si nécessaire, ajoutez d’autres références ou incluez des documents à l’appui ou non publiés pour étayer vos arguments.
Conseil n° 4 : choisissez la bonne fin pour votre lettre
Votre lettre doit se terminer par des phrases positives et amicales informant les évaluateurs que vous avez fait de votre mieux pour améliorer le manuscrit en fonction de leurs commentaires et que vous êtes prêt à apporter des corrections supplémentaires si nécessaire. Faites également savoir aux évaluateurs et aux rédacteurs que vous appréciez leur travail et le temps qu’ils ont consacré à l’examen de votre article. Un bon exemple de lettre de clôture est le suivant
« Nous tenons à remercier les évaluateurs et les rédacteurs en chef pour leur évaluation de notre manuscrit. Nous nous sommes efforcés de résoudre correctement tous les doutes des évaluateurs et nous pensons que notre article s’est considérablement amélioré. Nous sommes prêts à apporter des corrections supplémentaires si nécessaire et nous attendons avec impatience de recevoir vos commentaires. »
Conseil n° 5 : devenez un évaluateur
Maintenant que votre lettre est prête, relisez-la pour vous assurer qu’elle vous plaît. Lisez-la du point de vue des évaluateurs. Comprennent-ils vos explications ? Le texte est-il clairement présenté ? Le ton est-il amical et respectueux ? Il est également conseillé de confier la lettre à un collègue pour qu’il la relise afin d’obtenir un avis indépendant sur la clarté et le ton du texte. Si vous avez répondu par l’affirmative à toutes ces questions, il est temps d’envoyer votre article révisé et votre lettre de réfutation au rédacteur en chef !
